Persondatapolitik
1 Generelt
1.1
Denne Persondatapolitik (”Politik”) er gældende for samtlige de oplysninger, som du giver til os, og/eller som vi indsamler om dig, enten som led i et kunde- eller medarbejderforhold eller som bruger af vores tjenester, herunder ved færden på vores hjemmeside. I Politikken kan du læse mere om, hvilke oplysninger vi indsamler, hvordan vi håndterer dine oplysninger og hvor længe, vi opbevarer oplysninger om dig m.m. Du bør læse denne Politik og henvende dig til os, såfremt der er oplysninger i Politikken, som du ikke kan acceptere. På www.nh-aps.com vil du til enhver tid kunne finde den gældende version af Politikken.
2 Dataansvarlig
2.1 Den dataansvarlige Virksomhed for behandling af dine personoplysninger er:
NH Bemanding ApS
Trekronergade 17
2500 Valby
+45 92 44 45 34
info@nh-aps.com
Cvr. nr.: 38792334
Kontaktperson: Jeanett Skou
(Herefter ”Virksomheden”)
2.2 Den overordnede retlige ramme for vores behandling af personlige oplysninger er Europa-Parlamentets og Rådets Forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med Behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF med tilhørende regulering. I tillæg hertil er Lov om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (databeskyttelsesloven), vedtaget den 17. maj 2018.
2.3 Alle spørgsmål vedrørende nærværende Politik, behandlingen af dine oplysninger samt mistanke om manglende overholdelse skal i første omgang rettes til HR-afdelingen att.: info@nh-aps.com
3 Definitioner
3.1 Nedenfor følger definitioner af visse af de væsentligste persondataretlige begreber:
Ved behandling af data mener vi følgende:
1. Registrere
a. Data oprettes i vores IT-system
2. Behandle
a. Vi retter og tilføjer i data i vores IT-system
b. Vi søger i dine data
c. Vi sender bekræftelser til kunder som indeholder dele af dine data
d. Vi printer dele af dine data.
e. Vi overfører dele af dine data til vores løn- og økonomisystem
f. Vi anvender dele af dine data til statistik og andre rapporter
3. Opbevare
a. Vi gemmer dine data i vores system og evt. på papir
b. Vi gemmer dine data i vores backupsystemer
Personoplysninger
Enhver for form information om en identificeret eller identificerbar fysisk person. Det vil sige alle oplysninger, som direkte eller indirekte, alene eller i kombination, kan identificere en bestemt fysisk person.
Dataansvarlig
Den fysiske eller juridiske person, offentlige myndighed, institution eller et andet organ, der alene eller sammen med andre afgør til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler der må foretages Behandling af Personoplysninger.
Databehandler
Den fysiske eller juridiske person, offentlige myndighed, institution eller et andet organ, der behandler Personoplysninger på den Dataansvarliges vegne.
Behandling
Enhver aktivitet eller række af aktiviteter som involverer brug af Personoplysninger, fx indsamling, registrering, systematisering, ændring af, søgning i, sammenstilling, overladelse eller videregivelse til personer, myndigheder, selskaber m.v. uden for Virksomheden.
Særlige Kategorier af Personoplysninger
Oplysninger om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning eller fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, genetiske data, helbredsoplysninger eller oplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering samt oplysninger i form af biometriske data, såfremt biometriske data behandles med det formål entydigt at identificere en fysisk person (følsomme oplysninger).
Persondataforordningen
Europa-Parlamentets og Rådets Forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF med tilhørende regulering.
Databeskyttelsesloven
Lov om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (databeskyttelsesloven), vedtaget den 17. maj 2018.
4 Formål med Behandlingen af dine Personoplysninger
1.1 Du ejer retten til dine data, og du skal give os tilladelse og dermed ret til at behandle dine data. Det gør du ved at godkende denne samtykkeerklæring.
Formålet med at behandle dine data er, at vi kan finde job og vikariater, der passer til dine krav, ønsker og kvalifikationer. Yderligere skal vi kunne beregne og udbetale løn til dig, når du sendes ud for at arbejde hos vores kunder.
Vores behandling af dine data tjener således dette formål, og vi behandler kun data som er relevante og tilstrækkelige i forhold til dette formål.
Afhængig af om du er kunde, samarbejdspartner eller medarbejder hos os, eller måske blot bruger af vores hjemmeside, er vi forpligtede til at behandle dine Personoplysninger i et sådant omfang, at vi dels kan give dig de ydelser, du efterspørger, og at vi dels kan leve op til de forpligtelser, vi har som NH Bemanding ApS. Dette gælder både ved håndtering af dine eventuelle køb af ydelser eller varer hos os, og/eller når vi skal administrere dine oplysning som medarbejder/vikar hos os. Det kan også være ved din brug af vores kundeservice og/eller i forbindelse med vores markedsføring over for dig.
5 De personoplysninger, som vi behandler om dig
5.1 Disse oplysninger indsamler vi direkte fra dig:
Afhængigt af jobs og vikariater, behandler vi følgende typer af data i vores systemer
- Almindelige data: Navn, adresse, telefonnummer, e-mail etc.
- Fortrolige data: CPR-nummer, løn- og økonomiforhold, skatteforhold, sygedage, tjenstlige forhold, familieforhold, sociale forhold, strafbare forhold som straffe- og børneattester etc.
- Følsomme data: Foto af dig, Fagforening, evt. helbredsmæssige forhold
- Evt.
5.1.1 Når du er kunde hos os, indsamler vi følgende almindelige Personoplysninger fra dig: Navn, adresse, postnummer, by, mobilnummer, e-mailadresse, registrerings- og kontonummer. Afhængig af dit forhold til os, indsamler vi oplysninger om dit CPR-nr., f.eks. hvis du skal have løn fra os. Når du er medarbejder hos os, indsamler vi følgende almindelige Personoplysninger fra dig: Navn, adresse, postnummer, by, mobilnummer, e-mailadresse, registrerings- og kontonummer, CV-oplysninger, kørekort-nr., information om nærmeste pårørende.
5.1.2 Når du besøger vores hjemmeside og klikker dig rundt i vores univers, indsamler vi din IP-adresse.
5.2 Disse Personoplysninger indsamler vi fra andre om dig:
5.2.1 I nogle tilfælde er det nødvendig for os at indsamle Personoplysninger om dig fra andre SKAT og andre offentlige myndigheder eller pensionsselskaber. Vi indsamler disse oplysninger med henblik på bl.a. at kunne efterleve gældende lovgivning og honorere en aftale med dig.
6 Cookies
6.1 På vores hjemmeside gøres der brug af ”cookies” til at styre login samt til at indsamle webstatistik. En cookie er en lille tekstfil, der sendes fra vores server til din browser og lagres på din computers harddisk eller dit mobile device. Cookies er ensbetydende med, at du mere effektivt og nemmere kan bruge hjemmesiden. Vi behandler ikke information om brugeradfærd, som indsamles via cookies på en måde, der kan forbinde brugeradfærden med bestemte personer. Du kan indstille din browser til at informere dig, når du modtager en cookie således, at du altid har mulighed for at tage stilling til, om du vil acceptere den. Du kan også vælge helt at slå funktionen fra. Hvis du gør det, så vil hjemmesiden dog ikke fungere optimalt. Cookierne indeholder ikke Personoplysninger såsom oplysninger om din e-mailadresse, dit bruger-id eller andre personlige oplysninger udover, hvad der fremgår af nærværende Politik. Du kan læse vores cookiepolitik her.
7 Sådan behandler vi dine Personoplysninger
7.1 Helt konkret bruger vi dine Personoplysninger til flere forskellige formål afhængig af, om du er kunde eller medarbejder hos os, eller om du blot er bruger af vores hjemmeside.
7.1.1 Er du kunde hos os, anvender vi dine Personoplysninger til at:
stille funktionaliteterne på vores hjemmeside til rådighed for dig;
fremsende ordrebekræftelser til dig;
svare på dine eventuelle spørgsmål og efterkomme dine anmodninger;
kunne udføre dine ordrer;
kunne håndtere administration af kundeforholdet til dig;
kunne sende dig markedsføringsmateriale, såfremt dette ligeledes er i overensstemmelse med den til enhver tid gældende markedsføringslov;
7.1.2 Er du medarbejder hos os, anvender vi dine Personoplysninger til at:
kunne administrere vores aftale om ansættelse;
kunne sende dig nødvendig information om dit ansættelsesforhold;
kunne sende dig markedsføringsmateriale, såfremt dette ligeledes er i overensstemmelse med den til enhver tid gældende markedsføringslov;
kunne dokumentere dine erfaringer i form af CV-informationer og diverse uddannelses- og kursusbeviser;
Vores ansatte og IT-databehandlere har adgang til dine data og er derfor pålagt fortrolighedsklausuler. Vores ansatte og IT-databehandlere kan som udgangspunkt se alle dine data i vores system.
Når du accepterer et job eller et vikariat, sender vi nogle af dine data videre til vores kunder. Dette gør vi for at kunden kan se hvem du er og dermed genkende dig, når du møder på jobbet. De data, som vi sender videre til en kunde i forbindelse med et job eller et vikariat, er følgende:
- Fornavn, køn og billede
- Evt. efternavn
- Evt. din adresse
- Evt. din alder
- Evt. dine kvalifikationer
Når du har arbejdet for os og dermed er berettiget til løn vil vi naturligvis overføre relevante data til vores lønsystem og dermed også sende dele af dine data til SKAT og andre myndigheder. Dette er påbudt i loven og kræver således ikke dit samtykke.
7.1.3 Er du samarbejdspartner hos os, anvender vi dine Personoplysninger til at:
kunne honorere den aftale vi har med dig;
7.1.4 Er du alene bruger af vores hjemmeside, anvender vi dine Personoplysninger til at
kunne stille funktionaliteterne på vores hjemmeside til rådighed for dig;
udarbejde statistik om din færden på vores hjemmeside;
optimere vores hjemmesides indretning;
8 Hvorfor har vi lov til at behandle oplysninger om dig (behandlingsgrundlag)?
8.1 Når du bliver kunde hos os, bliver ansat hos os eller indgår en anden form for aftale med os, så behandler vi dine almindelige Personoplysninger til netop det pågældende formål. Vi kan også behandle dine almindelige Personoplysninger, hvis du fx har en forespørgsel eller lignende, som går forud for din beslutning om at indgå en aftale med os. Det juridiske grundlag for Behandling af dine Personoplysninger er Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (b), idet Behandlingen af dine oplysninger er nødvendig for, at vi kan opfylde vores aftale med dig eller for, at vi kan håndtere forespørgsler og lignende forud for din eventuelle indgåelse af en aftale med os.
8.2 Vi har også mulighed for at behandle dine almindelige Personoplysninger fordi, vi har en legitim interesse i at behandle oplysningerne om dig, jf. Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (f), medmindre din ret til at opnå beskyttelse af dine egne almindelige Personoplysninger går forud for vores legitime interesse i at behandle dine oplysninger
8.3 Vi har en legitim interesse i at behandle dine Personoplysninger (dit navn og din e-mail adresse) til brug for markedsføringsformål. Vores legitime interesse består således i at kende til dine præferencer, så vi bedre kan tilpasse vores tilbud til dig og i sidste ende tilbyde produkter og tjenesteydelser, der bedre opfylder dine behov og ønsker. Vi overholder naturligvis også markedsføringslovens regler. Det er ligeledes med henvisning til denne bestemmelse, at vi udarbejder diverse statistikker over antallet af kunder, køb, brug af hjemmesiden, m.v.
8.4 I visse tilfælde er vi også retligt forpligtet til at behandle Personoplysninger om dig.
8.4.1 Det kan fx være til brug for dokumentation af transaktionsspor og lignende i medfør af reglerne i bogføringsloven. Vi skal blandt andet gemme regnskabsmateriale i fem år fra afslutningen af det regnskabsår, som regnskabsmaterialet vedrører. Det kan ligeledes være i forbindelse med indberetninger til SKAT, så du kan få fradrag for dit bidrag til os. Indberetninger til SKAT skal ske med angivelse af CPR-nr., jf. skattekontrolloven, og det er derfor grundlaget for vores behandling af oplysninger om dit CPR-nr.
8.4.2 Det kan være til brug for at opfylde vores forpligtelse over for myndighederne om opbevaring af oplysninger om medarbejderforholdet i min. 5 år jf. Regnskabsloven.
8.4.3 Det kan være til brug for dokumentation i forbindelse med personale – og arbejdsskadesager, hvor vi bl.a. skal være i stand til at dokumentere dit tilhørsforhold på et givet tidspunkt.
8.4.4 Det kan være ved at udveksle oplysning til pensionsselskaber for at honorere vores aftale med dig.
8.5 Vi har også mulighed for at behandle dine almindelige Personoplysninger fordi, vi har en legitim interesse i at behandle oplysningerne om dig, jf. Persondataforordningens artikel 6.
8.5.1 Det kan være til brug for kunne dokumentere dine kompetencer og erfaring i forbindelse med deltagelse i licitationer og andre kunderettede opgaver, som vi enten skal udføre eller som vi har udført.
8.5.2 Det kan være til brug for udviklingsplanlægning for dig som medarbejder.
8.5.3 Det kan være til brug for indhentning af sikkerhedsgodkendelser og andre tilladelser.
8.6 Såfremt du afgiver eller har afgivet Særlige Kategorier af Personoplysninger (følsomme oplysninger) til os, fx oplysninger om dit helbred, så er grundlaget for vores Behandling Persondataforordningens artikel 9, stk. b og h, hvor vi bruger oplysningerne i forbindelse med håndtering af sygefravær (mulighedserklæringer) og arbejdsskadeforløb.
8.7 Er du ikke kunde eller medarbejder hos os, men blot bruger af vores hjemmeside, har vi – i begrænset omfang – brug for at kunne administrere de oplysninger, som du selv afgiver til brug for fx cookie-håndtering. Læs mere i vores cookiepolitik på www.nh-aps.com. Vi kan i nogle tilfælde registrere, hvilke IP-adresser, der har besøgt vores hjemmeside. En IP-adresse kan være en Personoplysning, og såfremt vi behandler din IP-adresse, så vil det ske på samme grundlag som beskrevet ovenfor under pkt. 8.3.
9 Deling af dine Personoplysninger
9.1 Vi kan dele dine Personoplysninger med de leverandører og samarbejdspartnere, som bistår os fx med udførelsen af din ordre, eller som bistår os med vores IT-drift, hosting, mv. Det betyder, at vi kan dele dine oplysninger med eksempelvis vores serviceleverandører, vores tekniske support og vores bank.
9.2 Vi har også mulighed for at dele dine oplysninger med vores koncernforbundne selskaber i det omfang, at dette er lovligt. Det er selskab i Danmark og Norge. (NH Bemanning AS og NH Bemanding ApS)
9.3 I tillæg til ovenstående så deler vi dine oplysninger i det omfang, vi er forpligtede hertil, fx som følge af krav om indrapportering til offentlige myndigheder som fx SKAT.
10 Deling af dine oplysninger med modtagere uden for EU/EØS
Vi overfører ikke oplysninger til en modtager i et tredjeland.
11 Opbevaring og sletning af dine Personoplysninger
11.1 Vi opbevarer dine Personoplysninger efter nedenstående regler:
11.2 Er du kunde hos os, vil vi opbevare dine Personoplysninger i op til minimum 7 år efter det senest udførte projekt/opgave for dig, medmindre der er igangværende sager, som vedrører projektet/opgaven.
11.3 Vi gemmer som udgangspunkt dine data så længe som du giver os ret til.
Dvs. når du giver os dit samtykke, så gemmes dine data indtil du selv ønsker at trække dit samtykke tilbage.
Dine data vil således løbende indgå i vores søgninger efter mulige kandidater til job og vikariater hos vores kunder.
Hvis det lykkes at finde et vikariat , som du accepterer, vil der bl.a. blive dannet lønlinjer som en del af dine data, og vi vil dermed skulle gemme dine data som dokumentation i minimum 5 år efter efter ansættelsesforholdets udløb af hensyn til lovgivningen. Såfremt der er en igangværende personale- eller arbejdsskadesag er opbevaringen længere og strækker sig til at nævnte sag kan betragtes som værende endeligt afsluttet.
Når vi ikke længere har behov for at gemme dine data, eller du selv aktivt har ønsket at blive fjernet fra systemet, gennemføres en af nedenstående handlinger:
- Hvis du ikke har haft jobs hos os, så slettes alle dine data i systemet, og du vil for altid være glemt i vores system
- Hvis du har haft jobs, vil vi som minimum gemme dine data i 5 år. Herefter vil vi hvis/når du ønsker det anonymisere dig i systemet. Dette betyder at vi sletter alle dine data og du bliver anonymiseret med et nyt vilkårligt nummer. Herefter vil du for altid være glemt i vores system
12 Dine rettigheder
12.1 Indsigt
12.1.1Du har ret til at få indsigt i de Personoplysninger, som vi behandler om dig. Ved at skrive til os (på nedenstående adresse – se under pkt. 12.7 kan du anmode om indsigt i de Personoplysninger, som vi har registreret om dig, herunder de formål, som oplysningerne er indsamlet til. Vi vil efterkomme din indsigtsanmodning så hurtigt som muligt.
12.2 Berigtigelse og sletning
12.2.1 Du har ret til at anmode om korrektion, supplerende Behandling, sletning eller blokering af de Personoplysninger, vi behandler om dig. Vi vil efterkomme din anmodning så hurtigt som muligt, i det omfang det er nødvendigt. Hvis vi – af en eller anden grund – ikke kan imødekomme din anmodning, kontakter vi dig.
12.3 Begrænsning af Behandling
12.3.1 Du har – under særlige omstændigheder – ret til at få begrænset Behandlingen af dine personlige oplysninger. Kontakt os venligst, hvis du ønsker en begrænsning af Behandlingen af dine Personoplysninger.
12.4 Dataportabilitet
12.4.1 Du har ret til at modtage dine Personoplysninger (kun oplysninger vedrørende dig selv, som du selv har givet os) i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet). Kontakt os venligst, hvis du vil udnytte muligheden for dataportabilitet.
12.5 Indsigelsesret
12.5.1 Du har ret til at bede os om ikke at behandle dine personlige oplysninger i de tilfælde, hvor Behandlingen er baseret på artikel 6, stk. 1 (e) (opgave i samfundets interesse eller offentlig myndighedsudøvelse) eller artikel 6, stk. 1 (f) (legitim interesse). Det fremgår af nærværende Politik i hvilket omfang, vi behandler dine oplysninger til sådanne formål. Du kan til enhver tid udøve retten til indsigelse ved at kontakte os.
12.6 Tilbagekaldelse af samtykke
12.6.1 Hvis Behandlingen af dine Personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Din tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den Behandling, der blev gennemført, før du trak dit samtykke tilbage. Kontakt os venligst, hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke.
12.6.2 Hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke til at modtage salgsfremmende oplysninger og tilbud i almindelighed, herunder med almindelig post, e-mail, via SMS, telefonisk eller via andre elektroniske midler, kan du til enhver tid gøre det ved at skrive til info@nh-aps.com. Hvis vi er i tvivl om din identitet, kan vi bede dig om at identificere dig selv. Bortset fra de almindelige kommunikationsomkostninger er dette gratis.
12.7 Du kan skrive til info@nh-aps.com , eller du kan gå ind på vores hjemmeside www.nh-aps.com for at gøre brug af én eller flere af ovenstående rettigheder.
Der kan være betingelser eller begrænsninger knyttet til udnyttelsen af ovennævnte rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du for eksempel har ret til dataportabilitet i det konkrete tilfælde – det afhænger af de særlige omstændigheder for den pågældende behandlingsaktivitet.
13 Eventuelle konsekvenser ved ikke at afgive Personoplysninger
13.1 Såfremt du er forpligtet til at give oplysninger om dig selv til os, så vil det fremgå dér, hvor vi indsamler oplysningerne. Hvis du ikke vil afgive de Personoplysninger, som vi beder om, så kan det have den konsekvens, at vi ikke kan levere de tjenester til dig, som du efterspørger, gennemføre dine ordrer, oprette dig som bidragyder, honorere vores aftale med dig i et ansættelsesforhold etc.
14 Sikkerhed
14.1 I Virksomheden er vores Behandling af Personoplysninger underlagt vores IT- og Sikkerhedspolitik. Vores IT- og Sikkerhedspolitik indeholder ligeledes regler for gennemførelse af risikovurdering og konsekvensanalyse af eksisterende, samt nye eller ændrede behandlingsaktiviteter. Vi har implementeret interne regler og procedurer for opretholdelse af passende sikkerhed fra det tidspunkt, hvor vi indsamler Personoplysninger frem til sletning, ligesom vi alene overlader vores Behandling af Personoplysninger til Databehandlere, som opretholder et tilsvarende passende sikkerhedsniveau.
15 Klage til tilsynsmyndighed
15.1 Hvis du er utilfreds med vores Behandling af dine Personoplysninger, kan du klage til det danske datatilsyn:
Datatilsynet, Borgergade 28, 5. sal, 1300 København K., telefon 3319 3200, e-mail: dt@datatilsynet.dk
16 Opdatering af denne Politik
16.1 Virksomheden er forpligtet til at overholde de grundlæggende principper om beskyttelse af Personoplysninger og databeskyttelse. Vi gennemgår derfor regelmæssigt denne Politik for at holde den opdateret og i overensstemmelse med gældende principper og lovgivning. Denne Politik kan ændres uden varsel. Væsentlige ændringer af Politikken vil blive offentliggjort på vores hjemmeside sammen med en opdateret version af Politikken.
16.2 Eventuelle ændringer, vi måtte foretage i nærværende Politik i fremtiden, vil blive offentliggjort på denne side og kan eventuelt blive meddelt dig via e-mail.
Denne Politik er seneste opdateret 4/12-2018
